Einen Eigenbeleg mittels Vorlage ausstellen

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Mittels der kostenlosen Ersatzbeleg Vorlage werden Sie im Nu Ihren eigenen Nachweis anfertigen. Der Eigenbeleg im Word-Format ist schon fertig ausgestellt und muss nur noch ausgefüllt werden. Der Vordruck kann entweder an Ihrem Computer oder händisch ausgefüllt werden.

Haben Sie Ihre Originalquittung verloren oder selbige nie erhalten? Kein Ding! Fertigen Sie geschwind, unkompliziert sowie kostenfrei ihren eigenen Beleg für eine vollständige Geschäftsbuchhaltung.

Im Folgenden zeigen wir Ihnen auf, wie dies klappt.

Eigenbeleg Vorlage fehlerfrei ausfüllen

Im Steuerrecht gilt der Grundsatz „Keinerlei Verbuchung ohne Ausgabennachweis“. Ein Eigenbeleg kann nur dann ausgestellt werden, wenn eine bestimmte Originalqittung nicht mehr existent oder aber unbrauchbar ist. Der Anlass sollte sich dabei immer um eine Betriebsaufwendung handeln, damit die Betriebsausgabe von den Finanzbehörden auch abgesegnet wird.

Essentiell bei dem selber erstellten Beleg ist die Auflistung sämtlicher spezifischen Informationen über ihre Ausgabe, so wie jene üblicherweise auch auf dem Originalnachweis aufzufinden wären. Der Ersatzbeleg sollte demzufolge plausibel & von der Ausgabenhöhe her glaubhaft sein. Auf dem eigenen Beleg sind daher ohne Ausnahme der vollständige Name und die Postanschrift des Empfängers, der Anlass für die Aufwendung, der Rechnungsbetrag, der Grund für das Erstellen des Eigenbelegs, das Datum sowie die Unterzeichnung des Zahlungsempfängers anzugeben.

Dabei muss ein Eigenbeleg stets der Ausnahmefall bleiben. Zahlreiche oder zu oft erstellte Ersatzbelege sind bei einer möglichen Steuerprüfung ggf. nicht glaubwürdig.

Der Eigenbeleg als Ersatzbeleg

Besteht für eine betriebliche Ausgabe kein Quittungsbeleg & ist die nachträgliche Beschaffung der Notbelege oder einer Kopie der Quittung nicht möglich oder zu mühsig, so kann der Unternehmer oder auch der Beschäftigter einen Ersatzbeleg ausstellen. Auf diesem notiert dieser die wichtigsten Angaben zum Geschäftsvorfall.

Ein Ersatzbeleg dient in der Buchführung als Fundament für die Buchung des Geschäftsvorfalls. Kostenlose Muster und Vorlagen unterstützen das Ausstellen Ihrer Ersatzbelege. Die Aufwendungen sollten klarerweise betrieblich veranlasst sein, um als Betriebsausgaben zu gelten. Gezahlte Mehrwertsteuer kann ein Geschäftsinhaber nicht als Vorsteuer abziehen, sofern er den Geschäftsvorfall lediglich mittels Eigenbeleg nachweist. Nichtsdestotrotz zählt demzufolge auch der komplette Gesamtbetrag als geschäftliche Ausgabe.

Abgesehen von den Vorfällen, wo ihr Eigenbeleg den Originalnachweis ersetzen soll, gibt es in einem Betrieb auch Geschäftsvorgänge, bei denen es zur Ausstellung von Eigenbelegen überhaupt keine Alternative gibt, bspw. im Falle von privaten Entnahmen & -Einlagen von Zaster oder Sachwerten. Kostenlose Vorlagen und Muster assistieren beim Anfertigen von Eigenbelegen. Zudem bieten wir ein Online-Tool für genau diesen Vorgang an, das auch kostenlos bereit steht.

Welche maximale Ausgabenhöhe gilt bei eigens erstellten Belegen?

Ersatzbelege für Kleinbeträge bis zu einer Höhe von 150 EUR im Gesamten sind meistens unproblematisch, heißt es bei dem BVBC.

Das gelte speziell für Zahlungen, welche über ein Konto erfolgt seien. Nämlich existiere an diesem Punkt ein Kontoauszug als Nebenbeleg. Komplizierter sind Barzahlungen. Eigenbelege für Bargeldzahlungen kann der Steuerzahler um weitere Nachweise ergänzen, sofern er diese weiteren Nachweise hat.

Fehlt etwa eine Versand-Quittung, kann eine Abschrift des Briefes die Aufwendungen nachweisen. Manche Kleinbeträge lassen sich sowieso ausschließlich mittels Eigenbeleg von der Steuer absetzen. Trinkgelder anlässlich einer Bewirtung wird ein Geschäftsmann nicht quittiert bekommen. Hierfür brauchen Sie einen Bewirtungsbeleg.

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